Ce acte îți trebuie pentru leasing pe firmă: listă de verificare

Pentru leasing pe firmă ai nevoie, în linii mari, de patru categorii de acte. Acestea sunt documentele de înregistrare ale firmei, situațiile financiare recente, actul de identitate al administratorului și documentele bunului pe care vrei să-l finanțezi, adică oferta sau factura proformă. Lista exactă o stabilește fiecare finanțator, în funcție de forma de organizare, de vechimea firmei și de valoarea bunului.

Mai jos găsești lista detaliată, explicată pe categorii, și o listă de verificare pe care o poți bifa înainte să trimiți dosarul. Un dosar complet nu garantează aprobarea. Totuși, îți scutește schimburile repetate de e-mailuri și zilele pierdute cu completări.

Pe scurt, despre cadrul legal: leasingul este reglementat de Ordonanța Guvernului nr. 51/1997 privind operațiunile de leasing și societățile de leasing, republicată, cu modificările ulterioare. Prin leasing primești dreptul de a folosi un bun pe o perioadă determinată, în schimbul unor rate periodice. La final poți cumpăra bunul, poți prelungi contractul sau poți încheia relația. Finanțatorul îți cere acte ca să verifice trei lucruri: cine ești, dacă firma poate plăti ratele și ce bun finanțează.

Documentele firmei: CUI, act constitutiv, certificat constatator

Primul set de acte confirmă identitatea juridică a firmei și arată cine are dreptul să semneze în numele ei.

• Certificatul de înregistrare, pe care apare codul unic de înregistrare (CUI). Este documentul de bază după care finanțatorul identifică firma.
• Actul constitutiv actualizat, cu toate modificările intervenite de la înființare. Din el reies asociații, administratorul, limitele mandatului acestuia și obiectul de activitate.
• Certificatul constatator eliberat de Registrul Comerțului. Arată situația la zi a firmei: sediul, codurile CAEN autorizate, administratorii și eventualele mențiuni. Câte zile poate avea certificatul ca să fie acceptat depinde de finanțator, așa că întreabă înainte să îl soliciți.
• Hotărârea asociaților pentru contractarea leasingului, dacă actul constitutiv prevede că astfel de angajamente au nevoie de aprobarea lor.

Un lucru pe care merită să-l verifici din timp: bunul pe care îl finanțezi ar trebui să se potrivească cu activitatea firmei. Dacă un SRL cu activitate de consultanță cere un utilaj de producție, finanțatorul îți va pune, foarte probabil, întrebări suplimentare. Pregătește atunci o explicație scurtă despre modul în care vei folosi bunul.

Situațiile financiare și balanțele cerute de finanțator

Aceasta este partea din dosar care contează cel mai mult în analiza de risc. Finanțatorul vrea să vadă dacă firma are venituri suficiente și stabile pentru ratele noi, pe lângă obligațiile pe care le are deja.

• Ultimele situații financiare anuale depuse (bilanțul și contul de profit și pierdere). Unii finanțatori cer și situațiile anului anterior, ca să vadă evoluția.
• Balanța de verificare cea mai recentă, semnată de contabil. Ea arată cum merge firma în anul curent, după ultimul bilanț.
• Situația datoriilor existente: credite, alte contracte de leasing, rate în derulare. Unii finanțatori o cer separat, alții o deduc din balanță.
• Extrase de cont pe o perioadă recentă, dacă finanțatorul vrea să vadă încasările reale.
• Certificatul de atestare fiscală de la ANAF, care confirmă că firma nu are datorii la buget. Nu îl cer toți finanțatorii, dar e bine să știi de unde îl obții.

În analiză contează, de regulă, cifra de afaceri, rezultatul (profit sau pierdere), capitalurile proprii și nivelul datoriilor. Nu există un prag unic valabil pentru toate cererile. Fiecare finanțator are propriile criterii, iar decizia depinde de analiza dosarului. Dacă vrei să vezi cum arată firma ta din perspectiva unui finanțator, poți folosi analiza de eligibilitate după CUI, care pornește de la datele publice ANAF și de la bilanț.

Verifică și concordanța cifrelor. Balanța recentă ar trebui să fie coerentă cu ultimul bilanț. Dacă există diferențe mari, de exemplu o scădere bruscă a cifrei de afaceri, roagă-ți contabilul să pregătească o explicație. E mai bine să o oferi din prima decât să o trimiți după ce ți se cere.

Actele administratorului și ale asociaților

Finanțatorul trebuie să identifice persoanele care conduc și dețin firma. Asta face parte din verificările obligatorii de cunoaștere a clientului.

• Actul de identitate al administratorului care semnează contractul.
• Actele de identitate ale asociaților. De obicei se cer pentru asociații cu participație importantă, dar regula exactă diferă de la un finanțator la altul.
• Declarația privind beneficiarul real, adică persoana fizică ce deține sau controlează, în final, firma.
• Procura, dacă documentele sunt semnate de altcineva decât administratorul.
• Acordurile de prelucrare a datelor și de consultare a unor baze de date, pe formularele finanțatorului.

În unele cazuri, mai ales la firmele cu istoric scurt sau la valori mari, finanțatorul poate cere garanții suplimentare. Acestea pot fi, de exemplu, un bilet la ordin sau garanția personală a unui asociat. Dacă și ce garanții se cer depinde de ofertă și de analiza dosarului. Nu e o regulă generală.

Documentele bunului: ofertă, factură proformă, specificații

Finanțatorul plătește bunul către furnizor, așa că trebuie să știe exact ce cumpără. Conform legii, tu, ca utilizator, ai dreptul să alegi furnizorul bunului. Oferta pe care o aduci este punctul de pornire al calculului.

• Oferta furnizorului sau factura proformă, emisă pe numele firmei tale sau, după caz, al finanțatorului, cu datele de identificare ale furnizorului.
• Prețul defalcat: valoarea fără TVA, TVA-ul (cota standard în România este 21%) și valoarea totală, plus moneda ofertei.
• Specificațiile tehnice, astfel încât bunul să poată fi identificat clar.
• Termenul de livrare și serviciile incluse în preț (transport, instalare, instruire), dacă există.
• Pentru bunurile second-hand: documentele care atestă proprietatea vânzătorului și, eventual, o evaluare, dacă finanțatorul o cere.

Atenție la moneda ofertei. Contractele în euro au, de regulă, dobândă variabilă, formată din EURIBOR (de obicei la 3 sau 6 luni) plus o marjă fixă. Ratele se facturează în lei, la cursul BNR din ziua facturării. Ca reper, cursul BNR era de 5,3485 lei/EUR pe 22 octombrie 2026. Media EURIBOR la 3 luni pentru septembrie 2026 a fost de 2,635%, iar la 6 luni de 2,922%. Valorile se schimbă, așa că le poți urmări în pagina de indicatori financiari.

TVA-ul se plătește diferit față de un credit. La leasing, TVA-ul se facturează pe avans și pe fiecare rată. La credit, TVA-ul bunului se plătește integral la cumpărare. Dacă bunul este un autoturism folosit și în alte scopuri decât activitatea economică, deducerea TVA-ului și a cheltuielilor este limitată. Discută cu contabilul înainte de semnare ce poți deduce efectiv în cazul tău.

Tot înainte de semnare merită să alegi tipul de leasing. La leasingul financiar, rata acoperă o parte din valoarea bunului plus dobânda. Fiscal, firma ta este tratată ca proprietar: amortizează bunul și deduce dobânda. La leasingul operațional, rata reprezintă chiria, pe care o deduci ca atare, iar bunul este amortizat de finanțator. Regulile sunt în Codul fiscal (Legea nr. 227/2015, art. 7 pct. 7 și 8 și art. 29). Diferențele practice sunt explicate în ghidul despre leasing financiar sau operațional.

Acte suplimentare pentru firme noi sau PFA

Firmele nou înființate

Dacă firma nu are încă un bilanț anual depus, finanțatorul nu are pe ce să-și bazeze analiza obișnuită. De aceea poate cere alte documente care să arate că firma va putea plăti ratele:

• balanța de verificare la zi, chiar dacă acoperă doar câteva luni;
• un plan de afaceri sau o proiecție simplă a veniturilor și cheltuielilor;
• contracte, comenzi ferme sau acorduri-cadru cu clienți;
• extrase de cont care arată încasările;
• informații despre experiența asociaților sau a administratorului în domeniu.

Pentru firmele noi, finanțatorul poate cere și un avans mai mare sau garanții suplimentare. Cât anume depinde de ofertă și de analiza dosarului, așa că nu te baza pe valori auzite de la alții.

PFA și profesii liberale

Un PFA nu întocmește bilanț ca un SRL, așa că dovada veniturilor se face altfel:

• certificatul de înregistrare;
• declarația unică depusă la ANAF pentru veniturile anului anterior;
• registrul de încasări și plăți, dacă ții contabilitate în partidă simplă;
• extrase de cont pe o perioadă recentă;
• actul de identitate al titularului.

Pentru un cabinet medical sau o altă profesie reglementată, pregătește și actele de înființare și autorizare specifice activității. Finanțatorul vrea să vadă că activitatea se desfășoară legal și că bunul finanțat are legătură cu ea.

Listă de verificare înainte de trimiterea dosarului

Folosește tabelul de mai jos ca listă de bifat. Nu orice finanțator cere toate documentele, dar, dacă le ai pregătite, răspunzi rapid la orice solicitare.

Înainte să apeși pe „trimite”, mai parcurge câțiva pași:

1. Verifică coerența datelor. Denumirea firmei, CUI-ul, adresa și numele administratorului trebuie să fie identice în toate documentele.
2. Scanează curat. Folosește PDF-uri lizibile, cu toate paginile și în ordinea corectă. O pagină lipsă din actul constitutiv poate amâna analiza.
3. Calculează-ți singur rata. Cu calculatorul de leasing poți estima rata, costul total și scadențarul. Pornește de la o ipoteză declarată, de exemplu „să presupunem o dobândă de X%”, și compar-o apoi cu ofertele reale.
4. Pregătește-ți întrebările. Notează ce vrei să afli de la finanțator: tipul dobânzii, moneda, costurile suplimentare, ce se întâmplă la final de contract.
5. Verifică finanțatorul. Societățile de leasing financiar nebancare sunt instituții financiare nebancare (IFN), reglementate de Legea nr. 93/2009. BNR ține registrele în care acestea sunt înscrise.

Când dosarul este gata, poți trimite cererea prin formularul de cerere de ofertă. Serviciul este gratuit, iar cererea ta ajunge la până la 3 societăți de leasing, care îți pot răspunde cu oferte. Decizia de finanțare și condițiile aparțin fiecărui finanțator, după analiza dosarului.

Întrebări frecvente

Cât de recent trebuie să fie certificatul constatator?

Nu există un termen unic pentru toate cererile: fiecare finanțator stabilește ce vechime acceptă, așa că întreabă înainte și solicită certificatul de la Registrul Comerțului cât mai aproape de momentul trimiterii dosarului.

Pot obține leasing dacă firma mea nu are încă un bilanț depus?

Este posibil, dar decizia depinde de ofertă și de analiza dosarului: finanțatorul poate cere în schimb balanța la zi, o proiecție a veniturilor, contracte cu clienți și, uneori, un avans mai mare sau garanții suplimentare.

Cum verific dacă o societate de leasing este autorizată?

Societățile de leasing financiar nebancare funcționează ca instituții financiare nebancare, potrivit Legii nr. 93/2009, iar BNR ține Registrul general, Registrul special și Registrul de evidență, în care poți verifica dacă finanțatorul apare înscris.